Obchodní komunikace společné typy, charakteristiky a chyby

Žijeme ve společnosti, ve které je velká část trhu práce nastavena na základě podnikatelského prostředí. Ať už se jedná o velké nadnárodní společnosti, malé a střední podniky, rodinné podniky nebo dokonce o individuální služby, všechny musí vzít v úvahu, že základním prvkem jejich přežití je soudržnost v organizaci a komunikaci mezi jejich částmi, aby se spojily síly a dosáhly společného cíle..

V tomto smyslu to můžeme potvrdit Obchodní komunikace je jedním z klíčových prvků organizace, zejména pokud má určitou složitost, funguje správně a dokáže se přizpůsobit a přežít. A je to o té komunikaci o tom, o čem budeme v tomto článku mluvit.

• Související článek: "Psychologie práce a organizace: povolání s budoucností"

Co je to obchodní komunikace?

Pod pojmem obchodní komunikace se rozumí soubor procesů prováděných společností nebo její částí za účelem poskytování informací o cestování, a to jak interně mezi různými útvary nebo místy společnosti, tak i pokud hovoříme o komunikaci společnosti. s vnějškem.

Je důležité mít na paměti, že takovéto sdělení obecně neznamená pouze schopnost vydávat informace, ale zahrnuje také skutečnost, že je přijímá: čelíme vzájemné výměně údajů.

Dobrá obchodní komunikace upřednostňuje, aby všichni členové společnosti byli i nadále motivováni a aby jejich činnost mohla být známa, čímž se sníží nejistota pracovníků i vedoucích osob, pokud jde o stav stejného podniku.. Rovněž usnadňuje interakci a zlepšuje pracovní prostředí, Kromě zvýšení produktivity a umožnění optimálněji reagovat na jakoukoliv eventualitu.

Obecné cíle

Cíle obchodní komunikace jsou snadno pochopitelné. Interně na jedné straně umožňuje vytvořit ucelenou organizaci a sdílet informace a výsledky získané různými útvary nebo pracovníky, jakož i cíle a firemní vizi společnosti, která má být vytvořena a předána..

Také usnadňuje pochopení toho, co se od každého pracovníka očekává, stejně jako pochopení realit, kterým musí každý z nich čelit. Rovněž usnadňuje, aby každý pracoval stejným směrem a aby bylo možné naučit se nové způsoby provádění jejich vlastních povinností..

Pokud jde o komunikaci s okolním světem, obchodní komunikace je nezbytná pro kontaktování médií a vytváření pozitivního obrazu samotné společnosti, jakož i pro analýzu cílové skupiny a posouzení jejich potřeb. To nám také umožňuje naučit se přilákat potenciální klienty a posoudit změny, které jsou vlastní dynamické a plynulé společnosti, ve které žijeme, něco zásadního, abychom mohli předvídat a čelit možným potížím a přizpůsobit se životnímu prostředí..

Aby byla komunikace efektivní, je nutné, aby společnost sama pro tento účel vytvořila efektivní kanály a aby umožnila přenos informací prostřednictvím svých činností, generování prostředků pro komunikaci a také aktivně, aby nedošlo k nejistotě Pokud jde o to, co je v organizaci požadováno a hledáno.

Je také důležité pracovat na formálních i neformálních aspektech a také na posouzení potřeb a myšlenek různých pracovníků. Empatie je také zásadní, stejně jako dobrá regulace a plánování komunikačních mechanismů.

• Možná vás zajímá: "Korporátní identita: co to je a jak definuje organizace"

Různé typy obchodní komunikace

Ne všechny společnosti a organizace komunikují stejným způsobem a existují různé typy a klasifikace podnikové komunikace na základě různých kritérií.

1. Vnitřní a vnější

Prvním z nich je ten, který zakládá rozdíl mezi vnitřní a vnější komunikací, první je ta, která nastává mezi jednotlivými útvary a pracovníky samotné společnosti a druhou, která je zaměřena na navázání komunikace s okolím..

2. Obousměrné a jednosměrné

Stejně tak můžeme najít i styly obchodní komunikace s větší nebo menší úrovní interaktivity, které jsou schopny najít z nejobvyklejší obousměrné komunikace, ve které odesílatel a přijímač komunikují a vyměňují si informace, dokud není vysílána pouze jedna zpráva., obecně od mocenských pozic, k přijímači, který nemá možnost odpovědět.

3. Vzestupné, sestupné a horizontální

V rámci interní obchodní komunikace organizace můžeme najít tři velké typy v závislosti na místě, kde informace začínají, a na pozici mezi odesílatelem a příjemcem stejné komunikace. Mluvíme o sestupné komunikaci, když je komunikativní úkon prováděn od emitenta s vyšším poplatkem než příjemce.

Když je to podřízený, kdo vydá zprávu svému nadřízenému, hovoříme o vzestupné komunikaci. V obou případech bychom byli konfrontováni s typem vertikální komunikace, tedy komunikace, ve které subjekty, které udržují komunikativní akt, mají vztah nerovnosti z hlediska moci (mezi nimi existuje hierarchie).

Druhým velkým typem komunikace je horizontální komunikace, která vzniká mezi jednotlivci, kteří mají stejné postavení a jsou na stejné úrovni hierarchie..

4. Formální a neformální

Na závěr je třeba poznamenat, že v podnikové komunikaci můžeme najít existenci dvou různých typů komunikačních kanálů: formálních i neformálních. Prvním z nich je to, že se obvykle jedná o technické aspekty, které jsou spojeny se samotnými úkoly, což je druh úctyhodné komunikace zaměřené na důvod a cíl společnosti..

V neformální komunikaci, obvykle jsou zavedeny pružnější a přirozené komunikace, zaměřena především na mezilidské vztahy a často s největším dopadem na blahobyt práce. Ten se velmi liší v závislosti na tom, kdo to provádí, a může přesahovat pracoviště, které je obtížné kontrolovat organizace.

Možné ohrožení dobré komunikace

Zásadní význam má udržení efektivní obchodní komunikace, ale není to snadné. Je třeba vzít v úvahu existenci vysoké úrovně variability v situacích, které mohou nastat, stejně jako existenci \ t nedorozumění, zneužití a obtíže při komunikaci společnosti.

1. Nedostatečná konzistence

Jedním z faktorů, který nejvíce ovlivňuje, že komunikace je opravdu užitečná, je důvěryhodnost emitenta a ohled na příjemce zprávy, příkladem může být existence nesouladu mezi tím, co je řečeno a tím, co je řečeno. neudržování emitentů způsob jednání v souladu s vydanými zprávami.

K tomu může dojít u některého z pracovníků společnosti, bez ohledu na jejich hierarchické postavení, nebo pokud mluví s nadřízeným, podřízeným nebo s někým na stejné úrovni hierarchie a vytváří vážné následky pro subjekt (v závislosti na situaci). mohla by být považována za špatně nebo dokonce zamítnuta), pokud jde o organizaci (vyvolávající nižší úroveň důvěry v osobu a v případě vysoké pozice i v organizaci).

Stejným způsobem a například v případě velkých společností s velkým počtem oddělení, pokud existují rozdíly mezi údaji o autoritě nebo odkazem uvnitř společnosti, pravděpodobně mohl vytvořit situaci, kdy pracovník skutečně neví, jaké vedení by mělo následovat, něco, co může vyvolat frustraci a nedůvěru.

Stejně tak je třeba být velmi opatrný s interpretovatelností poselství, protože existence ambivalence může způsobit, že různá oddělení nebo dělníci přijdou interpretovat opačné věci. Cílem obchodní komunikace je právě zajistit vnitřní organizaci a soudržnost, aby nejasné zprávy s různým výkladem mohly způsobit nejistotu a pochybnosti, které by mohly vzniknout u příjemců zprávy..

2. Nedostatek emocionálního spojení

Další problém lze nalézt ve způsobu komunikace. Například v některých organizacích může být obtížné vytvořit pocit emocionální vazby, který u pracovníků může způsobit menší angažovanost a produktivitu a u uživatelů nedostatek zájmu a hledání dalších alternativ. Je nutné si uvědomit, že všechno, co se děje, a dokonce i to, co není, je v podstatě komunikativní.

Samotné poselství je tedy nejen důležité, ale také způsob, jakým je přenášeno: není to stejné nebo nabízí stejné pocity jako e-mail jako osobní setkání nebo hledání skutečného kontaktu.

3. Nepochopení kontextu

Musí být také oceněna přizpůsobení se současné situaci a sociálnímu pokroku, jakož i zvláštnosti samotné situace. Například ve stále globalizovanější společnosti a tam, kde nové technologie umožňují okamžitou komunikaci s velkým počtem lidí současně, může být nezbytné analyzovat a investovat do komunikačních politik, které zohledňují sílu sítí. a jak správně předávat požadované informace, kromě hodnocení kontaktu s potenciálními zákazníky z jiných regionů světa.

Stejně tak je rovněž nezbytné posoudit vlastní situaci společnosti, aby se neuskutečnilo více, než může pokrýt, neboť je třeba vzít v úvahu situaci společnosti jako celku..

Dalším problémem může být obsah zpráv, které jsou vydávány: je možné, že i když komunikace existuje, nevysílá ani nerozumí obsahu, který by bylo nutné přenášet. Může se zaměřit na spíše doplňkové aspekty a vyhnout se například orientaci nebo cílům, které by dané místo mělo mít, nebo že za samozřejmost považují existenci poznání, které nebylo nikdy výslovně vyjádřeno.

4. Izolace a nedostatek komunikace

Konečně, možná nejdůležitějším problémem, který lze extrapolovat ze všech předchozích, je možnost, že neexistuje skutečná komunikace.

Nejjasnějším příkladem je stabilní a nepřetržité používání jednosměrné komunikace, která může generovat situaci stagnace a nedostatečné pochopení toho, co se děje v samotné organizaci. Naštěstí je dnes nejméně využívaná právě proto, že je nejméně efektivní a nejužitečnější.

Je to také možné že různé pozice nemají odpovídající mechanismy, aby se dostaly do kontaktu i kdyby jejich názory měly být vyslyšeny, existuje méně možností zpětné vazby nebo dokonce, že různé části společnosti nemají vzájemný kontakt. Je nutné tuto interakci aktivně stimulovat.

Bibliografické odkazy:

• Andrade, Horacio. (2005). Interní organizační komunikace: proces, disciplína a technika. Španělsko: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Teorie vědy a informací. Mineola, N.Y.: Dover.