Jak správně napsat zprávu, v 10 krocích

V naší každodennosti, jak na pracovišti, tak mimo něj, Není neobvyklé, že bychom při nějaké příležitosti měli připravit zprávu, která bude popisovat každou situaci nebo problém.

Ať už se jedná o podání stížnosti, podání žádosti nebo jednoduše o dokumentaci konkrétní situace, bude to typ dokumentu, který budeme obecně psát. Někteří lidé však mohou najít složité zprávy. To je důvod, proč v tomto článku vám poskytneme řadu kroků, jak napsat zprávu na obecné úrovni.

Co je to zpráva?

Zpráva je typem dokumentu napsaného v próze, který je prováděn s cílem, aby osoba, která to dělá, mohla ostatním lidem sdělit něco, co se týká situace nebo tématu. Obvykle obvykle směřují do vyšších instancí (např. na městskou radu nebo na nadřízeného), i když můžete také najít zprávy, jejichž cílem je něco sdělit profesionálovi odlišnému od nás, abyste mohli pracovat se stejnými daty a kontrastovat nebo je rozšiřovat..

Existuje celá řada typů zpráv, které mohou mít různé účely a diferencované struktury. V tomto článku je však uvažováno vytvoření sestavy, která bere v úvahu obecnou strukturu některého z nich..

Kroky pro přípravu zprávy

Při přípravě zprávy musíme mít na paměti, že v první řadě budeme muset uvažovat o tom, jak, kdy a proč to uděláme. Následně bude zpráva napsána na základě situace, která má být zohledněna, a předchozích úvah.

Níže je uvedena řada užitečných kroků, jak správně napsat zprávu.

1. Jaký cíl máme?

Než začneme psát, musíme se zamyslet nad tím, co chceme s naší zprávou dosáhnout. Budeme požadovat řešení problému nebo jednoduše ukládat data, abychom je mohli použít později?? Chceme reflektovat vědecké šetření nebo podat stížnost? Musíme to vzít v úvahu, abychom vybrali typ zprávy, který je podle případu nejrelevantnější.

2. Mějte na paměti typ textu, který budete používat

Ne všechny zprávy jsou stejné, každá z nich má své charakteristické rysy. Například, Expoziční zpráva bude odrážet údaje bez jakéhokoli výkladu, pokud jde o ně, neexistuje možnost učinit závěry, zatímco typ demonstrace bude vyžadovat, aby subjekt vypracoval hypotézy a dal je do testu, aby získal řadu výsledků a závěrů.

3. Rozjímejte cíl

Nezáleží jen na tom, co nebo jak, ale také musíme přemýšlet o tom, která veřejnost má naši zprávu za cíl. To nám umožní přizpůsobit úroveň jazyka našim potřebám a potřebám dané veřejnosti.

4. Výběr a analýza informací

Na základě předchozího kroku je nezbytné shromáždit informace, které chceme poskytnout, a vhodně je strukturovat tak, aby náš projev měl společnou nit. Rovněž je třeba vzít v úvahu typ údajů, které mají být zohledněny a kdo nebo jakým způsobem byly informace získány.

5. Můžeme použít grafické prvky

Ačkoli záleží na typu zprávy, je možné použít vizuální prvky, které usnadňují porozumění datům. Jedná se například o použití sloupcových grafů k analýze frekvencí nebo k provedení analýzy nákladů a výnosů.

6. Název

I když se to může zdát hloupé se o tom zmínit, správný název zprávy jasným způsobem, ve vztahu k předmětu, který vyžaduje jeho realizaci a snadno pochopitelný je něco, co značně usnadňuje jeho porozumění čtenáři.

7. Napište úvod

V této první části této zprávy uvedeme stručné shrnutí tématu, které má být ve zprávě řešeno. V něm musí být uveden cíl realizace této zprávy a problém, který vyvolává potřebu její existence a kontext, ve kterém se uskutečňuje..

8. Rozšiřte myšlenky a vysvětlete, co je ve vývoji zkoumáno

V textu zprávy zajistíme a rozšíříme informace o probíhajícím nebo vyšetřovaném, ponechání jasných metod a akcí, které ukazují, jak byla situace vytvořena nebo provedena a jak získávat data. Pokud se jedná o zprávu, která odráží vyšetřování, budou začleněny aspekty jako teoretické modely a zkoumání situace..

9. Uzavřete závěr

V poslední části zprávy musí být zohledněn konečný výsledek toho, co bylo ve zprávě prozkoumáno a zohledněno, nebo požadavek nebo žádost která se provádí za účelem vyřešení situace. Musí být jasné a srozumitelné.

10. Jazyk, který má být použit

Je nezbytné, aby v celém psaném jazyce byl jasný a výstižný. Musí být psán formálně a objektivně, ve třetí osobě a pasivním hlasem. Fakta musí být oddělena od provedených závěrů (pokud existují) a musí jednat přímo s údaji, s nimiž se vypořádávají, když jsou léčeni.